Políticas de privacidad

9.1 Tratamiento de datos personales de Empleados

Americana de tecnología y comunicaciones S.A.S. recolecta los datos personales de sus Trabajadores los cuales son calificados por la compañía como de reserva, y solo serán revelados por la Empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la Empresa serán:

1. Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la Ley Laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas o extranjeras competentes;
2. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la Empresa.
3. Cumplir con las obligaciones impuestas a la Empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
4. Cumplir con los protocolos de bioseguridad aplicables a la Empresa.
5. Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.
6. Consultar memorandos o llamados de atención.
7. Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.
8. Establecer comunicación en casos de emergencia.
9. Llevar a cabo un control, seguimiento y evaluación de los trabajadores.
10. Proteger los materiales confidenciales y de propiedad de la Empresa.
11. Tomar imágenes, fotográficas y huella digital necesarios para el reconocimiento del trabajador, control de cumplimiento y recolección de evidencia de los servicios desarrollados.
12. Adicionalmente se usan datos biométricos de los trabajadores para fines comerciales relacionados con el objeto social de la Empresa.
13. Comunicar información de los trabajadores a terceras entidades con las que la Empresa mantenga una relación contractual o en los casos donde sea necesario para cumplir con el protocolo de los terceros, con los únicos efectos de que estos puedan gestionar el control y coordinación respecto del personal que preste de manera efectiva los servicios que se derivan de la relación contractual, así como posibilitar el cumplimiento de obligaciones legales, en materia fiscal y de seguridad social.
14. Comunicar datos de carácter identificativo de los trabajadores a agencias de viajes, compañías de transportes, hoteles y entidades de alquiler de vehículos, para la gestión de las reservas y liquidación de los gastos ocasionados.
15. Entrega de la información a terceros encargados de procesos de evaluación, entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en el desarrollo de la relación contractual.
16. Verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los empleados.
17. Envío de información a cajas de compensación, AFP, ARL, aseguradoras entre otros.
18. Iniciar investigaciones internas con base en las quejas presentadas por clientes.
19. Gestión de denuncias a trabajadores por acoso laboral o violación de códigos de conducta.

Americana de tecnología y comunicaciones S.A.S. almacena los datos personales de sus empleados, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y los conserva en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.

A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Área de Gestión Humana, con la finalidad de administrar la relación contractual entre Americana de tecnología y comunicaciones S.A.S.. y el empleado.

Americana de tecnología y comunicaciones S.A.S. contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles solo serán usados por Americana de tecnología y comunicaciones S.A.S. para los fines antes mencionados.

Terminada la relación laboral, Americana de tecnología y comunicaciones S.A.S. procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

Finalmente, de acuerdo con lo estipulado en la Circular Externa 008 de 2020 de la Superintendencia de Industria y Comercio, los datos recolectados para dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad únicamente se usarán para los fines indicados por el Ministerio de Salud y Protección Social, y sólo se almacenarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir dichos protocolos. Una vez cumplida la finalidad del Tratamiento de Datos Personales, la Empresa suprimirá de oficio los datos recolectados.

9.2 Tratamiento de datos personales de clientes Corporativos y consumidores:

Americana de tecnología y comunicaciones S.A.S. recolecta los datos personales de sus Clientes personas naturales y jurídicos, esto es a nivel corporativo como a nivel consumidor, y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la Empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los clientes de Americana de tecnología y comunicaciones S.A.S.serán:

1. Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los clientes.
2. Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y regulatorias.
3. Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas, legales, fiscales y regulatorias.
4. Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.
5. Gestión administrativa para la ejecución de las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
6. Creación del cliente en las plataformas o software de la Empresa.
7. Llevar control y seguimiento sobre la prestación del servicio.
8. Realizar encuestas de satisfacción y prospección comercial.
9. Garantizar los derechos que le asisten a las personas en su calidad de consumidor.
10. Dar trámite a las peticiones, quejas o reclamos establecidas de manera directa por el consumidor a través de los canales de atención al cliente.
11. para ofrecerle nuevos servicios, paquetes o promociones de temporada.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación contractual entre el cliente y la Empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información. En caso de los consumidores personas naturales, se conservará la información hasta por cinco (5) años, teniendo en cuenta las posibles reclamaciones que pueden presentar en su calidad de consumidores.

9.3 Tratamiento de datos personales de Proveedores y contratistas:

Americana de tecnología y comunicaciones S.A.S. recolecta los datos personales de sus Proveedores y contratistas y los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la compañía como de reserva, y que, en el caso de datos privados, solo los revelará por la Empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Proveedores o contratistas de Americana de tecnología y comunicaciones S.A.S., serán:

1. Llevar a cabo procesos de evaluaciones y selección de proveedores.
2. Procesos de vinculación, creación y evaluación del proveedor en los sistemas de información de la empresa.
3. Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y regulatorias
4. Establecer relaciones de negocio para adquirir bienes o servicios
5. Llevar gestión y control de los pagos realizados por los bienes y servicios recibidos.
6. Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio recibidos de los proveedores.
7. Dar cumplimiento a las obligaciones y requerimientos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad.
8. Comunicación de Políticas y procedimientos sobre la forma de hacer negocios con los proveedores.
9. Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores.
10. Consultas, auditorias y revisiones derivadas de la relación de negocio con el proveedor.
11. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y poscontractual.
12. Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía.
13. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores.

Americana de tecnología y comunicaciones S.A.S. sólo recaudará de sus proveedores y contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para realizar el proceso de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.

La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores y contratistas por parte de Americana de tecnología y comunicaciones S.A.S. tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, Americana de tecnología y comunicaciones S.A.S. devolverá o eliminará tal información, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del Proveedor o contratista con la Empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

9.4 Tratamiento de datos personales de visitantes en el Control de Ingreso:

Americana de tecnología y comunicaciones S.A.S. recolecta los datos personales de sus visitantes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la Empresa como de reserva, y solo será revelada por la Empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de Americana de tecnología y comunicaciones S.A.S. serán:

1. Asegurar el ingreso a las instalaciones de la Empresa a personas que cuentan con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas.
2. Garantizar la seguridad en los ambientes vigilados.
3. Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las actividades al interior de la Empresa.
4. Dar cumplimiento a las obligaciones estipuladas dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
5. Cumplir con los requerimientos estipulados dentro de los protocolos de bioseguridad implementados por la Empresa.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a un (1) año contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

Finalmente, de acuerdo con lo estipulado en la Circular Externa 008 de 2020 de la Superintendencia de Industria y Comercio, los datos recolectados para dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad únicamente se usarán para los fines indicados por el Ministerio de Salud y Protección Social, y sólo se

almacenarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir dichos protocolos. Una vez cumplida la finalidad del Tratamiento de Datos Personales, la Empresa suprimirá de oficio los datos recolectados.

9.5 Tratamiento de datos personales del Registro de Videovigilancia

Americana de tecnología y comunicaciones S.A.S.​ recolecta datos biométricos de sus trabajadores y visitantes a través de sus Cámaras de Vigilancia y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en las Cámaras de Vigilancia de Americana de tecnología y comunicaciones S.A.S. serán:

1. Garantizar la seguridad en los ambientes laborales e instalaciones de la Empresa.
2. Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de actividades laborales de la compañía.
3. Controlar el ingreso, permanencia y salida de empleados, contratistas y terceros en las instalaciones de la Empresa.
4. Servir de soporte probatorio en la ejecución de procesos disciplinarios en contra de los colaboradores que comentan cualquier tipo de infracción.
5. Iniciar investigaciones internas cuando se presente un incidente o accidente en las instalaciones físicas de la Empresa.

Para cumplir con el deber de información que le corresponde a COLOMBIA MAS TV S.A.S. como administrador de datos personales, la Empresa implementará Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen tratamiento de datos personales.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a diez (10) días contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

9.6 Tratamiento de datos personales de Páginas Web y redes sociales:

Americana de tecnología y comunicaciones S.A.S. recolecta datos personales privados de terceros a través de su página web y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales que son recopilados a través de la página web de Americana de tecnología y comunicaciones S.A.S. serán:

1. Permitir la comunicación con los clientes o terceros mediante la sección de contáctenos.
2. Dar a conocer los servicios de la Empresa
3. Publicar eventos o noticias de interés.
4. Recepcionar y dar trámite a las quejas y reclamos de los consumidores.
5. Fines legales, contables, administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
6. Realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.
7. Garantizar los derechos que le asisten a las personas en virtud del Estatuto del Consumidor.
8. Enviar los términos y condiciones de los servicios que presta la Empresa.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a el pactado con el tercero o consumidor a través de la autorización para usar sus datos personales, y de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

9.7 Tratamiento de datos personales de Accionistas:

Americana de tecnología y comunicaciones S.A.S. recolecta los datos personales de sus Accionistas los almacena en una base de datos la cual, es calificada por la compañía como de reserva, y que solo los revelará por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Proveedores serán:

1. Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista.
2. Permitir el envío de invitaciones a eventos programados por la compañía.
3. Emitir certificaciones relativas a la relación del Titular con la sociedad.
4. Dar cumplimiento a los preceptos y normatividad establecida en el Código de Comercio y demás normatividad aplicable.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a el establecido a través de la autorización otorgada por el accionista para usar sus datos personales contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.